Perguntas mais frequentes

1. O que é a ISO 9001?

A ISO 9001 é uma norma internacional que fornece um conjunto de requisitos para os Sistemas de Gestão da Qualidade (SGQ) das organizações que, quando bem implementados, proporcionam credibilidade e confiança para que a organização certificada forneça regularmente produtos e serviços que atendam as necessidades e expectativas de seus clientes em conformidade com os regulamentos aplicáveis.

2. A ISO 9001 é uma certificação de produto ou da empresa?

A certificação ISO 9001 é uma certificação do Sistema de Gestão da Qualidade da empresa. É comum a certificação ISO 9001 ser confundida com certificação do produto da empresa, pelo fato de ter foco na melhoria contínua do sistema da qualidade, o que consequentemente trás benefícios para o(s) produto/serviço(s) da organização.

3. Quais tipos de empresas podem obter a certificação ISO 9001?

Conforme a própria norma, todos seus requisitos são genéricos e se pretende que sejam aplicáveis a todas as organizações, independente do seu tipo, do seu porte e do produto/serviço que fornecem.

4. Quais os benefícios da certificação ISO 9001?

– Melhor planejamento e organização dos processos de trabalho: Procedimentos de trabalho documentados e descritos de forma a auxiliar no alcance dos objetivos da organização através da padronização dos processos.

– Melhoria no desempenho e gerenciamento dos riscos do negócio: Auxílio aos gestores na melhoria do desempenho da organização facilitando a medição de desempenho e a melhoria da gestão dos riscos do negócio.

– Otimização das operações e redução dos custos: Maior eficiência operacional e rentabilidade com a redução de desperdícios e retrabalhos.

– Foco em melhoria contínua e satisfação dos clientes: O ciclo PDCA auxilia no foco voltado para melhoria contínua dos processos e satisfação das necessidades dos clientes internos e externos.

– Maior visibilidade no mercado: A organização passa a fazer parte de um seleto grupo de empresas certificadas reconhecidas como sinônimo de confiabilidade e qualidade.

5. Quanto tempo em média leva a implantação da ISO 9001?

As organizações bem estruturadas que atuam com a cultura voltada para a qualidade, normalmente necessitam de pouco investimento, bastando formalizar as atividades em procedimentos e instruções documentadas.

É importante considerar o quanto a empresa precisa mudar, inclusive sobre aspectos culturais, para ter um sistema de gestão da qualidade eficiente. O tempo pode ser maior caso não haja certa padronização nos processos de trabalho da empresa ou caso a empresa não tenha planejamento e desconheça seus objetivos estratégicos. Em média são necessários de 6 a 12 meses, variando de acordo com o nível de organização da empresa.

6. Quais as etapas para implantação de um Sistema de Gestão da Qualidade?

Planejamento do(s) produto/serviço(s) e dos processos;
Elaboração de Política e Objetivos da Qualidade;
Formação de um Comitê/Equipe da Qualidade;
Elaboração e Controle de Documentos;
Integração e Comunicação eficaz entre Alta Direção e colaboradores;
Realização de treinamentos e conscientização sobre a Gestão da Qualidade;
Realização de Análises Críticas e Auditorias Internas.

7. Quais os documentos devem ser criados para a implantação da ISO 9001?

Um Sistema de Gestão da Qualidade não precisa necessariamente ter grande quantidade de documentos. A norma ISO 9001 exige que sejam mantidos os seguintes documentos:

Manual e Política da Qualidade (Itens da norma: 4.2.2 e 5.3);
Controle de Documentos (4.2.3);
Controle de Registros (4.2.4);
Auditorias Internas (8.2.2);
Controle de Produto Não Conforme (8.3);
Ações Corretivas e Ações Preventivas (8.5.2 e 8.5.3);
Documentos e registros que a organização considere necessários para manutenção;
do planejamento, da operação e do controle eficaz dos processos.

8. A certificação ISO 9001 é voluntária ou compulsória (obrigatória)?

As certificações compulsórias (obrigatórias) atendem a aspectos relacionados a segurança e saúde, de interesse do país e do cidadão, abrangendo questões relativas aos animais, vegetais, proteção da saúde, segurança (acidentes, desastres), meio ambiente e temas correlatos.

O governo estabelece métodos de fiscalização para o mercado nacional e para os produtos importados. A certificação compulsória deve ser executada com base no Regulamento Técnico (RT) indicado no documento que contenha as diretrizes da certificação. Por conter regras obrigatórias, os RT são restritos ao que é essencialmente papel do Estado ou do poder público impor à sociedade, visando às atividades de saúde, segurança e meio ambiente. Exemplo: Certificação de disjuntores e panelas de pressão.

Quanto as certificações voluntárias, têm como objetivo garantir a conformidade de processos, produtos e serviços às normas elaboradas, sendo decisão exclusiva da empresa que fabrica produtos ou fornece serviços optar pela certificação. É possível a existência no mercado de produtos e serviços certificados e não certificados conjuntamente. Dessa forma, a certificação torna-se um diferencial de mercado em favor das empresas que optam pela certificação.

A certificação voluntária de terceira parte deve ser executada com base nas normas brasileiras, regionais ou internacionais. Exemplo: Certificação de Sistemas de Gestão nas normas ISO 9001 ou ISO 14001.

9. Quais os fatores que influenciam no custo do processo de certificação?

Fatores como a quantidade de colaboradores, o tamanho da organização, a amplitude do escopo de certificação pretendido, a complexidade e quantidade dos processos internos, sua localização geográfica e quantidade de locais de trabalho.

A princípio leva-se em consideração uma tabela padrão do IAF de homens-hora necessários para realizar a auditoria com base na quantidade de colaboradores da empresa. O dimensionamento do tempo (dias) de uma auditoria tem como base as diretrizes internacionais estabelecida pelo IAF – International Accreditation Forum.

10. O que é a Pré-Auditoria e como ela é realizada?

A pré-auditoria é um procedimento opcional que tem como objetivo a análise crítica da adequação do Sistema de Gestão da Qualidade em questão. Segue os mesmos passos da auditoria inicial e da oportunidade de avaliar de forma prévia o seu Sistema de Gestão da Qualidade com os mesmos critérios da auditoria de certificação.

Durante a Pré-Auditoria são seguidos os procedimentos da auditoria de certificação: reunião de abertura, análise de registros, relato de não-conformidades e reunião de encerramento. Após a Pré-Auditoria, a empresa recebe um relatório contendo as considerações da equipe auditora sobre os itens que devem ser corrigidos antes da auditoria de certificação. As não-conformidades apontadas possibilitam que a empresa implante as ações corretivas e se prepare melhor para a auditoria de certificação.

11. Há a possibilidade de evidências de não conformidades na Auditoria de Certificação mesmo que não tenham sido encontradas não conformidades durante a Pré-auditoria?

É possível sim, pois o processo de auditoria é realizado por amostragem e é possível que sejam identificadas evidências de não conformidades que não tenham sido checadas durante a Pré-Auditoria, tanto pelo tempo reduzido da Pré-auditoria, quanto pelo intervalo de tempo entre esta fase e a Auditoria de Certificação.

12. Como se dá a realização das Auditorias de Certificação?

As Auditorias de Certificação devem ser realizadas obrigatoriamente em duas fases: Fase 1 e Fase 2.

A Auditoria Fase 1 corresponde a avaliação geral dos procedimentos requeridos pela norma aplicável, da compatibilidade da política definida pela organização com seu sistema de gestão, dos aspectos-chave ou significativos de desempenho de processos e objetivos da organização.

A auditoria Fase 1 deve ser conduzida para:

Auditar a documentação do sistema de gestão da organização;
Avaliar a localização da organização e condições específicas do local a fim de determinar a preparação para auditoria Fase 2;
Analisar a situação e compreensão da organização quanto aos requisitos da norma, coletar informações necessárias em relação ao escopo do sistema de gestão, processos, atividades, aspectos legais e regulamentares relacionados e o respectivo atendimento;
Analisar a alocação de recursos e acordar com a organização os detalhes da auditoria Fase 2;
permitir o planejamento da auditoria Fase 2;
Avaliar se as auditorias internas e análise crítica pela administração estão sendo planejadas e realizadas, e se o nível de implementação do sistema comprova que a organização está pronta para auditoria Fase 2.

As constatações da auditoria são documentadas e comunicadas ao cliente incluindo a identificação de áreas de preocupação. O intervalo entre as Fases 1 e 2 leva em consideração as necessidades de resolução pelo cliente das áreas de preocupação identificadas na Fase 1.

Quando solicitado, a organização deve encaminhar ao organismo certificador a documentação que comprove as evidências das ações tomadas para resolução das áreas de preocupação observadas na auditoria Fase 1.

A Auditoria Fase 2 tem como objetivo a avaliação da implementação do sistema de gestão da qualidade da empresa. É realizada com base no nível de verificação adequado para a organização cliente, com o objetivo de avaliar a conformidade com a norma aplicável.

As ações durante a Auditoria Fase 2 incluem:

Verificação das ações tomadas para as áreas de preocupação identificadas na Fase 1;
Informações e evidências sobre conformidades com todos os requisitos da norma aplicável de sistema de gestão ou outro documento normativo;
Verificação do monitoramento, medições, comunicação e análise do desempenho em relação aos principais objetivos, metas de desempenho o sistema de gestão e seu desempenho quanto à conformidade legal;
Controle operacional dos processos;
Auditoria interna e análise crítica pela direção;
Responsabilidade da direção pelas políticas do cliente;
Política, objetivos, metas de desempenho, requisitos legais aplicáveis, responsabilidades, competência do pessoal, operações, procedimentos, dados de desempenho e constatações e conclusões de auditorias internas.

13. As duas fases da Auditoria de Certificação devem ocorrer nas instalações da empresa?

Não necessariamente. Parte da Fase 1 pode ser realizada nas instalações da empresa, dependendo da complexidade e necessidade de informações, a fim de alcançar os objetivos desta fase. A Fase 2 deve obrigatoriamente ser realizada nas dependências da empresa.

14. No caso de empresas com filiais, é necessário realizar auditorias em todas as filiais (sites)?

Nesse caso das organizações com filiais (multisite) há a possibilidade de realizar auditoria por amostragem, porém é necessário que a organização atenda aos critérios de elegibilidade. No caso de ser elegível, a NUTEC CERT segue as diretrizes internacionais do IAF para realização do dimensionamento das auditorias.

Exemplos de possíveis organizações multisite:

Organizações que operam com franquia
Empresas de fabricação com uma rede de escritórios de vendas
Empresas de serviço com sites múltiplos oferecendo um serviço similar
Empresas com várias filiais

15. Quando não detectadas áreas de preocupação durante a Auditoria Fase 1, a certificação será concedida de imediato?

Não, pois a Auditoria Fase 2 é obrigatória e é através dela que são verificadas as adequações do Sistema de Gestão aos requisitos da norma. A certificação será concedida somente quando não encontradas não conformidades graves após a Auditoria Fase 2.

16. O que são não conformidades graves (maiores), leves (menores) e observações (oportunidades de melhoria)?

Não conformidade grave: é a que apresenta uma das seguintes circunstâncias:

a) risco de que chegue ao cliente final um produto ou serviço que não esteja de acordo com as normas da qualidade;
b) não cumprimento global de um requisito da norma ISO série 9000 aplicável;
c) não cumprimento global de um procedimento do sistema da qualidade auditado. Uma não conformidade grave impede a certificação do sistema da qualidade, até que seja corrigido e a NUTEC CERT comprove a ação corretiva. Toda não conformidade, seja grave ou leve, requer uma ação corretiva aceitável para a NUTEC CERT.

Não conformidade leve: é aquela que mesmo não sendo grave, indica um não cumprimento da norma ISO da série 9000 aplicável, ou da documentação do sistema da qualidade auditado. Uma só não conformidade leve não impede a certificação e sim uma acumulação de não conformidades leves.

Observação: circunstância que, sem ser uma não conformidade, é negativa na opinião da equipe de auditoria, podendo provocar não conformidades no futuro. Uma observação é uma oportunidade de melhoria, não é imprescindível ação corretiva, mas um comentário formal, por escrito, por parte da NUTEC CERT ao cliente.

17. Quais os possíveis resultados de uma Auditoria?

Recomendação para a Certificação (quando não detectadas não conformidades ou mediante apresentação de Plano de Ação para as não-conformidades leves detectadas);
Recomendação para a Certificação após Auditoria de Follow-Up para as não conformidades graves (necessária a apresentação de um Plano de Ação para as não- conformidades e o agendamento de Auditoria de Follow-up em prazo estabelecido pela equipe auditora, para avaliar aspectos onde as não-conformidades foram detectadas);
Não recomendação da certificação (neste caso a empresa pode solicitar nova auditoria no prazo máximo estabelecido pela equipe auditora).

18. Qual o período de validade do Certificado de Conformidade?

As certificações ISO 9001 possuem validade de 03 (três) anos a partir da data de decisão de certificação. Para manutenção desta validade durante este período são necessárias a realização de auditorias de supervisão, com periodicidades semestrais ou anuais de acordo com estabelecido contratualmente.

19. O que é a Auditoria de Recertificação?

Antes de expirado o prazo de validade de 03 (três) anos do Certificado de Conformidade faz-se necessária a realização de Auditorias de Recertificação, que são auditorias completas com duração intermediária entre uma de certificação e uma de supervisão. Elas cobrem todos os itens da norma ISO 9001 requeridos pela certificação do Sistema de Gestão da Qualidade da empresa, mas com uma profundidade menor na sua análise e comprovação. Em caso de vencimento do certificado, o processo ocorre como uma nova uma auditoria inicial de certificação abrangendo as Fases 1 e 2.

20. No caso de a empresa não concordar com a decisão da certificação como ela deve recorrer?

21. Caso a empresa queira registrar reclamação quanto aos serviços prestados pela Certificadora como ela deve proceder?

22. O que é o Comitê de Certificação?

Os relatórios de auditoria da equipe auditora são analisados pelo Comitê de Certificação da NUTEC CERT, onde são considerados os registros de não conformidades e apelações dos clientes. O Comitê de Certificação valida o parecer da equipe auditora, autorizando ou não a emissão do certificado.

23. As certificações ISO 9001 versão 2000 ainda são válidas?

Não, conforme diretrizes da ISO, após 24 meses da publicação da norma atual ISO 9001 versão 2008, nenhum certificado da versão anterior (2000) será considerado válido. Desde 14 de Novembro de 2008 somente são válidas e concedidas certificações com base na norma atual, ABNT NBR ISSO 9001:2008.

24. A NUTEC CERT fornece consultoria para a implantação de Sistemas de Gestão da Qualidade?

Não, conforme os requisitos normativos internacionais e regimentos éticos da Certificadora, não há a possibilidade de oferta de serviços de consultoria nas áreas onde a NUTEC CERT atuar em processo de Avaliação de Conformidade em cumprimento ao princípio da imparcialidade.